Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.01.2026/Pykälä 10

Kaupunginhallitus 19.01.2026 § 10

44/07.00.02/2026  

Valmistelija Tietopalvelusuunnittelija Eija Käräjäoja

 Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019, tiedonhallintalaki) säädetään niistä velvollisuuksista ja vaatimuksista, joita tiedonhallintayksikön tulee tietojen käsittelyssä noudattaa. Raahen kaupunki on lain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Raahen kaupungin voimassa olevan hallintosäännön 63 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinta on järjestetty lain vaatimusten mukaisesti.

 Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallintayksikön velvollisuudesta ylläpitää sen toimintaympäristön määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta.

 Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä

•        palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi,

•        tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi,

•        moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi,

•        tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi

•        tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

 Tiedonhallintamalli on elävä kuvaus, jonka tulee vastata kaupungin toiminnan nykytilaa. Tiedonhallintamallia on päivitettävä esimerkiksi ohjelmistojen tai prosessien muuttuessa. Suunniteltaessa tiedonhallintaan vaikuttavia olennaisia hallinnollisia muutoksia tai tietojärjestelmien käyttöönottoa, on arvioitava myös niiden vaikutukset. Tiedonhallintamalli auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tietomäärää ja sen elinkaarta sekä tunnistamaan ja hallitsemaan uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.

 Tiedonhallintalain 5 §:n mukaan tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:

1. toimintaprosesseista ja niistä vastaavista viranomaisista
2. tietovarannoista ja niiden sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin
3. tietoaineistojen arkistoinnista ja tuhoamisesta
4. tietojärjestelmistä ja niiden välisistä yhteyksistä ja tiedonsiirtotavoista
5. tietoturvallisuustoimenpiteistä

 Tiedonhallintamallia on työstetty Raahessa joulukuusta 2020 alkaen. Työssä on alusta alkaen käytetty järjestelmänä Joki ICT:n ylläpitämää Confluence-dokumentointijärjestelmää. Ensi vaiheessa tiedonhallintamalliin kuvattiin järjestelmät ja sovellukset. Toisessa vaiheessa luotiin prosessikuvauksia ja siitä kuvausten määrää on lisätty sekä pakollisten, että ei-pakollisten kuvausten osalta. Työn tueksi järjestettiin alussa useita työpajoja, joihin osallistui tekijöitä eri toimialoilta. Myös Joki ICT on järjestänyt useita koulutuksia. Tiedonhallintalain toteutusta varten luotiin myös Teams-työtila, jonne on lisätty ohjeita ja tallenteita järjestetyistä koulutuksista työn tueksi.

 Raahessa tiedonhallintamalliin on kuvattu tiedonhallintalautakunnan minimiä laajemmin tietoja. Tavoitteena on ollut, että tiedonhallintamallia voitaisiin hyödyntää ja että se toimisi myös apuvälineenä organisaation ja tiedonhallinnan johtamisessa. Siksi tiedonhallintamalliin on sisällytetty ja tallennettu tietoja myös esimerkiksi asiakasluokista, palveluluokista, tiedonohjaussuunnitelmasta, rooleista ja toimipaikoista. Lisätietojen avulla tiedonhallintamallista saadaan hyötyä esimerkiksi henkilöiden perehdytykseen ja erilaisten prosessien kehittämiseen. Tiedonhallintamallista löytyy myös erilaisia ohjeita ja järjestelmien vastuuhenkilöiden ja pääkäyttäjien tiedot.

 1.9.2022 Raahessa käynnistettiin JäPI-hanke (Järjestelmät palvelemaan ihmisiä), johon osallistui Raahen kaupungin lisäksi 14 kuntaa tai organisaatiota. JäPI-hankkeen yhtenä tavoitteena oli Tiedonhallintamallin laadun parantaminen ja hankkeen aikana tehtiin laajasti yhteistyötä osallistujaorganisaatioiden kesken. Tiedonhallintamallin toteutus eteni hankkeen aikana suunnittelusta toteutukseen ja hankkeessa myös mietittiin tiedonhallintamallin hyötyjä ja hyödyntämistä uudella tavalla. Hanke päättyi 30.11.2024, mutta yhteistyö hankkeeseen osallistuneiden kesken on jatkunut senkin jälkeen.

 Tällä hetkellä Confluence käyttäjiä on n.70. Tiedonhallintamalli vaatii kuitenkin jatkuvaa ylläpitoa ja päivittämistä. Tiedonhallintatyöryhmä toimii hallintojohtajan johdolla tiedonhallintamallin laadun varmistajana ja työn opastajana. Tiedonhallintatyöryhmä on valmistellut Raahen tiedonhallintamallin toimintaohjeen, jossa on kootusti tiedot Tiedonhallintalain velvoitteista ja tehtävistä, sekä niihin liittyvistä vastuista. Myös kaupungin Poijuun on lisätty käytännön ohjeita tiedonhallintamallin kuvausten tekemiseen.

Liite Raahen tiedonhallintamalli

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys  Hyväksytään tiedonhallintamalli esitetyn kuvauksen mukaisena.

Velvoitetaan toimialat huolehtimaan tiedonhallintamallin ylläpidosta lain edellyttämällä tavalla.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hallintojohtaja Matti Bergman esitteli asiaa kokouksessa.