Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.10.2025/Pykälä 293

Kaupunginhallitus 06.10.2025 § 293

690/02.08.00/2025  

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen

 Raahen kaupunki on kilpailuttanut mainostoimistopalvelut vuosille 2025–2027 + kahden (2) vuoden optiomahdollisuus. Kyseessä on usean (2) toimittajan puitejärjestely. Mainostoimistopalveluja ovat markkinointi- ja viestintämateriaalien visuaalinen toteutus ja taitto esim. flyerit, julisteet, esitteet, printti-ilmoitukset, bannerit yms. sisältäen mm. graafisen- ja digitaalisen suunnittelun, taittotyön, valokuvankäsittelyn yms.

 Mainostoimistopalveluja tarvitaan vaihtelevasti, erilaisten projektien toiminta-ajan sekä resurssien puitteissa.

 Hankinta on suoritettu avointa menettelyä käyttäen. Tarjouspyyntö on julkaistu 15.8.2025, tarjoukset pyydettiin toimittamaan 1.9.2025 klo 12.00 mennessä.

 Tarjouspyyntö oli jaettu neljään osa-alueeseen:

• mainostoimistopalvelut
• viestintäpalvelut
• videotuotanto
• valokuvatuotanto

 Tarjoajan oli mahdollista tarjota vain haluamaansa osa-alueeseen tai kaikkiin.

 Määräaikaan mennessä saapui yhdeksäntoista (19) tarjousta, tarjouksensa jättivät: American Brothers, Digi- ja mainostoimisto Höyry, Ida Fram Oy, Keksi Agency Oy, Kind Company Oy, Kissconsulting Oy, Koivisto ja Zambra Oy, Kolmas Polvi Oy, Kota Kollektiivi Oy, Less Paradox, Mainostoimisto Kuke Oy, Mint Company Oy, Muotoilutoimisto Siltanen Sandberg Oy, Perhe Sirviö Osakeyhtiö, Pohjois-Suomen Visual Design Oy, Red and Blue Oy, Sitowise Oy, Video-Ville, ja WTF Design Oy.

 Sopimustoimittaja puitejärjestelyyn valitaan osa-alueittain kaksi kokonaistaloudellisesti edullisinta toimittajaa. Valittuja toimittajia ei aseteta etusijajärjestykseen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita toimittajista aina tapauskohtaisesti toimeksiantoon tilaajan näkökulmasta sopivimman.

 Hankintalain 79 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen, ja että kaikki tarjoajat täyttävät tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

 Hankintalain 74 §:n 1 momentissa säädetään, että tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain esitöissä todetaan, että oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen sekä yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden edellyttävän tarjousten olevan tarjouspyynnön mukaisia. Hankintayksikön tulee siten hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia.

 Tarjousten tarkastelussa on todettu, että Less Paradox ei ole toimittanut tarjouksen liitteenä todistuksia tilaajavastuun mukaisesta yhteiskuntavelvoitteiden hoitamisesta. Todistuksiksi hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisesti joko tarjouspyynnön liite, tarjoajan kelpoisuuslomake täytettynä tai Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppani – palvelun tilaajavastuuraportti. Less Paradox ei ole sisällyttänyt tarjoukseensa kumpaakaan tarjouspyynnöllä mainittua liitettä, joten tarjous tulee todeta tarjouspyynnön vastaiseksi ja jättää huomioimatta tarjousten vertailussa.

 Sopimustoimittajan valintaperuste on tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut ehdot täyttävistä toimittajien tarjouksista osa-alueittain kaksi kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta seuraavasti: hinta 30 p., laatu 70 p.

 Laatuarviointikriteerit:

• mainostoimistopalvelut: referenssit kampanjatoteutuksista tai brändityöstä (30 p.), asiantuntijan työkokemus (10 p.) ja idealuonnos (30 p.)
• viestintäpalvelut: referenssit kampanjatoteutuksista tai brändityöstä (15 p.). asiantuntijan työkokemus (15 p.) ja artikkeliluonnos (30 p.)
• videotuotanto referenssivideot (60 p.), asiantuntijan työkokemus (10 p.)
• valokuvatuotanto: referenssikuvat (60 p.), asiantuntijan työkokemus (10 p.)

 Hankinnalle on tehty yritysvaikutusten arviointi, ja voidaan todeta, että hankinnalla on positiiviset yritysvaikutukset.

Liitteet Tarjouspyyntö
Vertailutaulukot (Ei-julkinen, JulkL 6 § 3 mom)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys  Todetaan Less Paradoxin tarjous tarjouspyynnön vastaiseksi, ja jätetään huomioimatta tarjousten vertailussa.

Valitaan vuosille 2025–2027 (+ kahden vuoden optio) puitesopimustoimittajat osa-alueittain seuraavasti:

•  Mainostoimistopalvelut: Digi- ja mainostoimisto Höyry, ja Mainostoimisto Kuke Oy

•  Viestintäpalvelut: WTF Design Oy, ja Mainostoimisto Kuke Oy

•  Videotuotanto: Mainostoimisto Kuke Oy, ja WTF Design Oy

•  Valokuvatuotanto: Mainostoimisto Kuke Oy, ja Perhe Sirviö Osakeyhtiö

Todetaan, että valittujen toimittajien kanssa laaditaan kirjallinen sopimus, kun päätös on saanut lainvoiman. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Oikeutetaan hallintojohtaja Matti Bergman allekirjoittamaan sopimukset.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.