Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.05.2023/Pykälä 159

Kaupunginhallitus 03.04.2023 § 115

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen

 Raahen kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia työsuhdepolkupyöräpalvelusta, joka sisältää polkupyörän ja siihen verottajan hyväksymät tarvikkeet ja mahdolliset huoltopalvelut.

 Työntekijällä on mahdollisuus hyödyntää työsuhdepolkupyöräetua ja tilata polkupyörä mahdollisimman laajasta valikoimasta valitsemastaan polkupyöräliikkeestä, maahantuojalta tai pyöriä myyvästä verkkokaupasta (EU-alue). Hankintapaikkojen laajuus on yksi laatuvertailun kriteereistä. Työntekijä voi halutessaan valita pyörän myös mahdollisesta vaihtopyörätarjonnasta.

 Tarjoaja vastaa työntekijän valitseman pyörän toimittamisesta työntekijälle. Palveluun kuuluu myös työsuhdepolkupyörien hintojen ja niiden kuukausittaisten laskutustietojen toimittaminen suoraan tilaajan palkanlaskentaan.

 Tarjouspyyntö julkaistiin 28.2.2023 avoimella menettelyllä, tarjoukset pyydettiin toimittamaan 13.3.2023 klo 12.00 mennessä.

 Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti neljä tarjoajaa: Fleet Innovation Oy, GoByBike Finland Oy, Interstealth Oy ja Oomi Oy. Fleet Innovation Oy:n tarjouksen liitteet sisältävät omia ehtoja ja tarjous ei näin ollen ole tarjouspyynnön mukainen, joten tarjousta ei oteta mukaan laatuvertailuun.

 Toimittajan valintaperuste on tarjoajalle ja ja tarjoukselle asetetut ehdot täyttävistä toimittajien tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous (eniten pisteitä saanut). Tarjousten vertailussa huomioidaan hinta 20 pistettä, laatu 80 pistettä.  Mikäli kaksi tai useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, valitaan toimittajaksi eniten laatupisteitä saanut tarjoaja. Laatupisteytyksen suorittaneilla ei ollut tietoa tarjousten hinnoista.

Liitteet Tarjouspyyntö
Tarjousten vertailutaulukot (Ei julkinen, JulkL 6 § 3 mom.)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Todetaan Fleet Innovation Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaiseksi ja jätetään huomioimatta laatuvertailussa.

Valitaan työsuhdepolkupyöräpalvelun toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt Interstealth Oy.

Todetaan, että valitun toimittajan kanssa laaditaan kirjallinen sopimus, kun päätös on saanut lainvoiman. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Oikeutetaan hallintojohtaja Matti Bergman allekirjoittamaan sopimus.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.

Kaupunginhallitus 08.05.2023 § 159

283/02.08.00/2023  

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen, hallintojohtaja Matti Bergman, hankinta-asiantuntija Riikka Jaako, henkilöstöasiantuntija Anja Marjelund

 Raahen kaupungille on 14.4.2023 saapunut kaupunginhallituksen 3.4.2023 § 115 koskeva oikaisuvaatimus Oomi Oy:ltä.

 Oomi pyytää oikaisuvaatimuksessaan, että Raahen kaupunki poistaa kaupunginhallituksen päätöksen 3.4.2023 § 115, jolla Raahen kaupunki on valinnut Interstealth Oy:n työsuhdepyöräpalvelun toimittajaksi, suorittaa uuden tarjousvertailun ja valitsee Oomin tarjouskilpailun voittajaksi.

 Perusteluina Oomi toteaa: "Oomi osallistui Raahen kaupungin järjestämään tarjouskilpailuun työsuhdepyöräpalvelusta ja sijoittui tarjousvertailussa toiseksi. Oomi on saanut hinnan osalta täydet 20 pistettä, mutta voittanut tarjoaja on saanut laatupisteitä enemmän siten, että voittaneen tarjoajan kokonaispistemäärä on ollut 90,96039 pistettä ja Oomin 88,000 pistettä. Oikein toteutetussa laatuvertailussa Oomi olisi saanut laatuvertailussa pisteitä siten, että kokonaispistemäärä olisi ollut korkein ja Oomi olisi valittu palvelun toimittajaksi."

 Oomi katsoo, että laatuvertailun pisteytys on ollut virheellinen.

 Oomi esittää oikaisuvaatimuksessaan, että sen olisi tullut saada laatuvertailun kohdassa "Työnantajalle koituvat toimet" täydet 8 pistettä, ja toteaa, että yhden pisteen vähennys olisi johtunut laatuvertailussa olevasta maininnasta: "TT:n varmentaminen työsähköpostilla (huono) tai hyväksymällä pyöräportaalissa". Oomin kuvaus työnantajalle koituvista toimista oli kuitenkin kokonaisuutena epäselvä, ja suppea. Osa tiedoista jää arvailun varaan, eikä tarjousten vertailua voi perustaa arvailulle. Tarjoaja vastaa siitä, että esittää tarjouksen liitteenä olevissa dokumenteissa laatuvertailussa vaaditut asiat yksiselitteisesti, hankintayksikön ei tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi tule perustaa vertailua muihin kuin tarjouksen liitteenä esitettyihin dokumentteihin.

 Oomi mainitsee oikaisuvaatimuksessaan, että voittaneen tarjoajan pisteytystä olisi pitänyt alentaa siksi, että työnantajan infotilaisuus on maksullinen. Voittaneen tarjouksen pisteytystä onkin tuosta syystä vähennetty laatuvertailun kohdassa "Tarjoajan laatimat ohjeet työntekijälle".

 Oomi ei ole saanut täysiä pisteitä laatuvertailun kohdassa "Palvelun sähköinen kokonaisuus mm. hallintarekisteri ja raportointi", ja kokee pisteytyksen väärin toteutetuksi. Pisteen vähennys ei johdu yksinomaan siitä, että työnantajan hyväksyntää ei olisi palvelukuvauksessa selvästi todettu. Oomin palvelukuvauksesta ei selviä se, miten raportointi käytännössä toteutuu, onko järjestelmästä esim. saatavilla automaattisesti toimitettavia raportteja, tai onko työntekijöille olemassa reaaliaikaista sähköistä seurantapalvelua oman pyöränsä osalta ja miten raportointi toimii muilta osin. Pisteen vähentäminen on näillä perusteilla ollut oikeudenmukaista.

 Myös huoltopalvelujen kuvaus on Oomilla puutteellinen. Toisin kuin Oomi väittää, ei palvelukuvuksessa missään mainita, missä vaihessa pyörän huoltobudjetti valitaan. Palvelukuvauksessa oleva maininta "Huoltobudjettia kertyy koko sopimuskauden ajan"  ei hankintayksikölle avaudu niin, että siitä kävisi mitenkään ilmi huoltobudjetin valinta-ajankohta.

 Aivan kuten Oomi oikausuvaatimuksessaan toteaa, se on hyväksynyt tarjouspyynnössä olleen pakollisen vaatimuksen, jonka mukaan pyörän palauttaminen kesken leasingkauden ei saa aiheuttaa työntekijälle kohtuuttomia kustannuksia, ja palautuskustannukset saavat olla maksimissaan 3 kuukauden leasingmaksun suuruiset. Oomi esittää palvelukuvauksessaan yhtenä vaihtoehtona työnantajalle maksullista lisäpalvelua, keskeytysturvaa, jonka valitsemalla pyöräsopimuksen voi päättää missä tahansa vaiheessa sopimuskautta. Palvelukuvauksesta ei selviä, mitä tapahtuu, jos keskeytysturva jää valitsematta. Eikä palvelukuvauksesta myöskään selviä, onko pyörän siirto toiselle työnantajalle työntekijän työsuhteen päättyessä maksuton.

 Oomin tarjouksessa ja sen dokumenteissa oli epäselviä ja ristiriitaisiakin tietoja, minkä johdosta laatuvertailun tehneiden oli vaikeaa arvioida laatua, ja se omalta osaltaan vähensi Oomin saamia pisteitä.

 Laatuvertailun laatineilla ei laatuvertailua tehdessään ollut tietoa tarjousten hinnoista, ja laatuvertailu perustui vain, ja ainoastaan tarjouksen liitteenä oleviin dokumentteihin. Vertailu toteutettiin hankintalain vaatimuksen mukaisesti syrjimättä ja tasapuolisesti.

 Myönnettävä on, että laatuvertailun perusteluihin jäi mainintoja, jotka eivät välttämättä avautuneet tarjonneille, mutta siitä huolimatta tarjousten vertailu oli oikeudenmukainen, ja annetut pisteet perusteltuja, joten Oomi Oy:n oikaisuvaatimus tulee todeta aiheettomaksi, ja jättää huomioimatta.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Todetaan Oomi Oy:n oikaisuvaatimus aiheettomaksi ja jätetään se huomioimatta.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.