Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.03.2023/Pykälä 73

Kaupunginhallitus 13.03.2023 § 73

254/02.08.00/2023  

Valmistelija Tietohallintopäällikkö Kari Väyrynen

 Raahen kaupungin käytössä on Konica Minoltan turvatulostusratkaisu, jonka sopimusta on jatkettu 1.1. - 30.4.2023 ajalle. Turvatulostuksen lisäksi on tarpeeksi noussut turvaskannaus, jota ei ole nykyisessä ratkaisussa.

 Tietohallinto on yhdessä hankintapalveluiden kanssa selvittänyt korvaavaa turvatulostus- ja turvaskannausratkaisua muun muassa markkinavuoropuheluin ja eri toimittajien ratkaisuesittelyissä. Selvityksen tuloksena oli, että tarvittavan ja kustannuksiltaan optimoidun ratkaisun kilpailuttaminen on monimutkainen ja iso tehtävä. Selvityksen aikana myös nousi esille, että ratkaisu on mahdollista hankkia myös Kuntien Tiera Oy:ltä, joka on Raahen kaupunkiin nähden inhouse-sidosyksikköasemassa.

 Raahen kaupungin tavoitetilassa laitetoimittaja vastaa monitoimilaitteiden tarviketoimituksista, huollosta sekä turvatulostus- ja turvaskannausohjelmistosta. Raahen kaupunki vuokraa (leasing) monitoimilaitteet viideksi vuodeksi. Palvelimet, joille tarvittavat ohjelmistot asennetaan, hankitaan Joki ICT Oy:ltä (inhouse-yhtiö), joka myös tuottaa Raahen kaupungin perus-ICT:tä varten palvelut.

 Kuntien Tieran ratkaisua on selvitetty kahden laitetoimittajan ja Atea Finland Oy:n kanssa. Yhden laitetoimittajan kanssa turvatulostusratkaisua testattiin vuoden vaihteessa neljässä Raahen kaupungin toimipaikassa. Testien perusteella todettiin, että Kuntien Tieran turvatulostus- ja turvaskannausratkaisu on otettavissa käyttöön Raahen kaupungin tavoitteen mukaisesti, mikä on Raahen kaupungin kannalta tarkoituksenmukaisinta ja kustannustehokkainta.

 Tehdyn testin perusteella testilaitetoimittaja kuitenkin jätettiin pois lopullisesta vertailusta testikokemusten perusteella. Jäljelle jääneen toisen ja nykyisen laitetoimittajan välisessä vertailussa laskettiin vertailukelpoiset kustannukset 60 monitoimilaitteella viiden vuoden ajalla huomioiden laite- ja ohjelmistokustannukset sekä käyttöönoton ja huollon kustannukset. Sivumäärinä käytettiin 1 460 000 mustavalkosivua ja 470 000 värisivua vuodessa. Vertailutiedot ovat liitteenä olevan palveluraportin 2.3.2023 mukaisia. Vertailussa ei ole otettu huomioon kopiopaperikustannuksia.

 Vertailun perusteella edullisin ratkaisu on Kyocera-monitoimilaitteisiin perustuva ratkaisu. Kokonaiskustannukset ovat viidessä vuodessa yhteensä 258 690 € sisältäen myös palvelinkustannukset. Vertailu on liitteenä olevassa kustannusvertailussa (ei-julkinen).

 Kaupungin tulostus- ja skannaustarpeet selvitetään ja optimoidaan yhdessä Kyocera Document Solutions Finland Oy:n kanssa ennen palvelun käyttöönottoa. Palvelun tuotantokäyttö alkaa 30.6.2023 mennessä.

Liitteet Palveluraportti 2.3.2023
Kustannusvertailu (ei julkinen)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Hankitaan Raahen kaupungin turvatulostukseen ja turvaskannaukseen Tiera Verkkokauppa plus -sopimuksen mukainen Kyocera-ratkaisu Atea Finland Oy:ltä.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.