Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 21.02.2023/Pykälä 51

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 7

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen

 Raahen kaupungin hankintapalvelut on 21.10.2022 julkaistulla tarjouspyynnöllä kilpailuttanut Raahen kaupungin käyttöön SÄHKE2-vaatimukset täyttävän sähköisen arkistointijärjestelmän SaaS-palveluna.

 Ennen kilpailutusta järjestettiin 29.9.2022 markkinavuoropuhelutilaisuus, johon osallistui yksitoista kiinnostunutta toimijaa. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa hankinnasta kiinnostuneet toimittajat saivat tietoa tulevasta kilpailutuksesta ja heillä oli mahdollisuus ilmaista mielipiteensä kilpailutettavasta kokonaisuudeesta. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa esille tullutta tietoa käytettiin kilpailutuksen suunnitteluun ja kehittämiseen.

 Kokonaisuuden kilpailutus toteutettiin sähköistä kilpailutusjärjestelmää käyttäen avoimella menettelyllä niin, että tarjoukset tuli toimittaa 7.11.2022 mennessä.

 Määräaikaan mennessä saapui yhteensä kahdeksan tarjousta, tarjouksen jättivät Canon Oy, CGI Suomi Oy, Disec Oy, Hilla Group Oyj, Innofactor Software Oy, Telia Finland Oyj, Triplan Oy ja Twoday Oy.

 Arkistoratkaisulta edellytetään avointa rajapintaa, koska tiedonsiirrot asianhallintajärjestelmästä ja operatiivisista järjestelmistä hoidetaan Raahen kaupungin käytössä olevan integraatioalustapalvelun kautta. Tarjouspyynnöllä tarjoajan tuli vakuuttaa, että tarjotussa järjestelmässä on avoin API-rajapinta, jonka kautta arkistoon voidaan tuoda ja viedä arkistoitavia tietoja metatietoineen. Tarjoajan tuli ladata tarjouksen liitteeksi rajapintakuvaus niistä ominaisuuksista, mitä rajapinta sisältää. Kuvauksessa oli myös kerrottava, millaisessa muodossa arkistossa olevat tiedot ovat käytössä. Tarjouspyynnöllä oli maininta, että tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjous, jos se toteaa, että rajapintatoteutus ei vastaa tilaajan vaatimuksia.

 Joki ICT:n asiantuntijat tarkastelivat tarjousten liitteenä saapuneita rajapintakuvauksia, ja totesivat osan kuvauksista sellaisiksi, ettei niistä käynyt selville rajapintatoteutuksen sisältö tarpeeksi selkästi ja tarvittiin lisäselvityksiä.

 Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Pykälän 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

 Kaikille tarjouksen jättäneille lähetettiin 25.11.2022 kilpailutusjärjestelmän kautta viesti, jossa pyydettiin tarkennuksia rajapintakuvauksiin. Viestissä mainittiin, että täsmennyksen lähettäminen ei ole tarpeellista, jos tarjoaja on mielestään kuvannut pyydetyt asiat tarjouksen liitteenä lähetetyssä rajapintakuvauksessa. Tarjouksen liitteenä oleva rajapintakuvaukset huomioitiin mahdollisten tarkennusten lisäksi. Tarkennetut rajapintakuvaukset piti toimittaa 5.12.2022 klo 12.00 mennessä. Viestissä mainittiin, että mikäli tarjoaja ei toimita täsmennystä määräaikaan mennessä, tulkitaan, että tarjoajan mielestä tarjouksen liitteenä oleva rajapintakuvaus vastaa jo täsmennyspyynnössä esitettyihin kysymyksiin.

 Rajapintakuvausten täsmennykset määräpäivään mennessä lähettivät Canon Oy, Disec Oy, Hilla Group Oyj, Innofactor Software Oy, Triplan Oy ja Twoday Oy.

 Tarjousten vertailu tulee tehdä tarjouspyynnöllä ilmoitetuilla vertailuperusteilla, ja sen tulee perustua tarjoukseen, sen liitteisiin ja mahdollisiin hankintalain 74  §:n mukaisiin lisäselvityksiin. Tarjousten vertailu tai tai tarjoajan soveltuvuuden arviointi ei voi perustua olettamuksiin tai aiempiin kokemuksiin.

 Täsmennyksen jälkeen Joki ICT:n asiantuntijat tarkastelivat rajapintakuvauksia uudestaan ja totesivat, että vain neljän tarjojan rajapintatoteutus vastaa vaatimuksia: Canon Oy, CGI Suomi Oy, Hilla Group Oyj ja Triplan Oy.

 Toimittajan valintaperuste on; tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut ehdot täyttävistä tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin, eniten hinta ja laatupisteitä saanut tarjoaja.

 Laatuvertailuun edenneiden tarjousten kesken suoritettiin kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu seuraavasti: hinta 30 pistettä ja laatu 70 pistettä. Laadullisessa vertailussa huomioitiin projektisuunnitelma ja järjestelmän toiminnallisuus, jota arvioitiin erillisissä järjestelmien esittelytilaisuuksissa. Toiminnallisuuden arvioinnin suoritti arviointiryhmä, jolla ei arviointia tehdessään ollut tietoa tarjousten hinnoista.

 Asiakohdan hankinnalle on tehty yritysvaikutusten arviointi. Hankinnalla on positiivisa yritysvaikutuksia.

Liitteet Tarjouspyyntö
Vertailutaulukko ja laatuvertailun perustelut (Ei julkinen, julkisuuslaki 6 § 3 mom.)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Todetaan, että Disec Oy, Innofactor Software Oy, Telia Finland Oyj ja Twoday Oy eivät täytä tarjouspyynnön vaatimuksia rajapintatoteutuksen osalta ja tarjouksia ei oteta laatuvertailussa huomioon.

Valitaan toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt Triplan Oy.

Todetaan, että valitun toimittajan kanssa laaditaan kirjallinen sopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Oikeutetaan hallintojohtaja Matti Bergman allekirjoittamaan sopimus.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.

Kaupunginhallitus 21.02.2023 § 51

388/07.01.03/2022  

Valmistelijat Hankintapäällikkö Leena Räsänen, hallintojohtaja Matti Bergman, tietohallintopäällikkö Kari Väyrynen, järjestelmäsuunnittelija Erja Mattila, ja tietohallintosuunnittelija Virpi Stång.

 Kaupunginhallituksen päätökseen sähköisen arkistojärjestelmän hankinnasta 23.1.2023 § 7 on tullut määräaikaan mennessä kaksi oikaisuvaatimusta; Twoday Oy 6.2.2023 ja Disec Oy 7.2.2023.

 Twoday Finland Oy vaatii hankintaoikaisua niin, että poissulkemisperusteita harkitaan uudelleen, ja kilpailutuksesta poissuljetut tarjoajat otetaan mukaan vertailuvaiheeseen, mikäli yksiselitteisiä poissulkemisperusteita ei löydy.

 Disec Oy vaatii, että tarjoamansa Yksa-palvelu otetaan mukaan tarjouskilpailuun ja että Yksa pisteytetään muiden eri tarjoajien palveluiden kanssa Raahen sähköisen arkistointijärjestelmän hankintapäätöstä tehtäessä.

 Rajapintatoteutuksen osalta tarjouspyynnössä vaadittiin tarjoajaa vakuuttamaan, että tarjotussa järjestelmässä on avoin API-rajapinta, jonka kautta arkistoon voidaan tuoda ja arkistosta viedä arkistoitavia tietoja metatietoineen. Tarjoajan tuli ladata tarjouksen liitteeksi rajapintakuvaus niistä ominaisuuksista, mitä rajapinta sisältää. Rajapintakuvauksiin pyydettiin myöhemmin täsmennyksiä, jotka otettiin huomioon tarkastelussa.

 Tarjouspyynnöllä oli myös maininta, että tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjous, jos se toteaa, että rajapintatoteutus ei vastaa tilaajan vaatimuksia.

 Rajapintakuvausten, tarjoajien toimittamien dokumenttien, perusteella tarkasteltiin täyttääkö tarjoajan avoin API-rajapinta sille asetetut vaatimukset arkistoitavien tietojen tuomisessa ja viemisessä. Rajapintojen tarkastelu tehtiin tarjousasiakirjojen, eli rajapintakuvaksiin liittyvien dokumenttien perusteella, ei oletuksin ja aikaisempien kokemusten perusteella. Rajapinnan osalta ei siis riittänyt se, että tarjoajalla on kokemusta muiden tilaajien kanssa rajapintojen toimivuudesta tai heidän oma käsityksensä, että heidän järjestelmässään oleva rajapinta toimisi hyvin myös kaupungilla käytössä olevan Joki ICT:n toimittaman rajapintaratkaisun kanssa. Tarjoajien vertailu ja poissulkeminen tapahtui siis tarjouspyynnön ja hankintalain mukaisesti.

 Sekä Twoday Oy:n että Disec Oy:n rajapinnan osalta jouduttiin toteamaan, että toimitettujen rajapintadokumenttien perusteella ei voitu varmistua siitä, että heidän tarjoamansa rajapinnan kautta arkistosta voidaan noutaa dokumentteja toiseen järjestelmään metatietoineen. Tästä syystä tarjoukset jätettiin vertailun ulkopuolelle. Tarjoajia ei voitu tässä vaiheessa hyväksyä mukaan vertailuun, koska se olisi ollut hankintalain vastaista. Hyväksyminen ei voi perustua olettamuksiin, vaan tarjoajan toimittamiin dokumentteihin. Jos kaikki tarjoajat olisi hyväksytty mukaan vertailuun siitä huolimatta, että dokumenttien perusteella vaatimukset eivät täyty, se olisi ollut hankintalain vastaista.

 Twoday Oy vaati oikaisuvaatimuksessaan selvitystä, mitkä olivat konkreettiset seikat joiden perusteella Twoday Oy on suljettu kilpailutuksesta ulos. Twoday Oy:n toimittamissa rajapintadokumenteissa esim. oli linkkejä, jotka eivät toimineet tai johtivat kirjautumista vaativalle sivulle, ja näiltä osin ei saatu kaikkia tarvittavia tietoja todennettua. 

 Tarjouspyyntö herätti monen tarjoajan kiinnostuksen, mutta valitettavasti jouduttiin toteamaan, että rajapintakuvausten vuoksi jouduttiin tarjoajia sulkemaan vertailun ulkopuolelle, tässä vaiheessa ei kuitenkaan hankintalain mukaisesti ollut muuta vaihtoehtoa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Todetaan Twoday Oy:n ja Disec Oy:n hankintaoikaisuvaatimukset aiheettomiksi ja jätetään ne huomioimatta.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.