Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.01.2023/Pykälä 7

Kaupunginhallitus 23.01.2023 § 7

388/07.01.03/2022  

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen

 Raahen kaupungin hankintapalvelut on 21.10.2022 julkaistulla tarjouspyynnöllä kilpailuttanut Raahen kaupungin käyttöön SÄHKE2-vaatimukset täyttävän sähköisen arkistointijärjestelmän SaaS-palveluna.

 Ennen kilpailutusta järjestettiin 29.9.2022 markkinavuoropuhelutilaisuus, johon osallistui yksitoista kiinnostunutta toimijaa. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa hankinnasta kiinnostuneet toimittajat saivat tietoa tulevasta kilpailutuksesta ja heillä oli mahdollisuus ilmaista mielipiteensä kilpailutettavasta kokonaisuudeesta. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa esille tullutta tietoa käytettiin kilpailutuksen suunnitteluun ja kehittämiseen.

 Kokonaisuuden kilpailutus toteutettiin sähköistä kilpailutusjärjestelmää käyttäen avoimella menettelyllä niin, että tarjoukset tuli toimittaa 7.11.2022 mennessä.

 Määräaikaan mennessä saapui yhteensä kahdeksan tarjousta, tarjouksen jättivät Canon Oy, CGI Suomi Oy, Disec Oy, Hilla Group Oyj, Innofactor Software Oy, Telia Finland Oyj, Triplan Oy ja Twoday Oy.

 Arkistoratkaisulta edellytetään avointa rajapintaa, koska tiedonsiirrot asianhallintajärjestelmästä ja operatiivisista järjestelmistä hoidetaan Raahen kaupungin käytössä olevan integraatioalustapalvelun kautta. Tarjouspyynnöllä tarjoajan tuli vakuuttaa, että tarjotussa järjestelmässä on avoin API-rajapinta, jonka kautta arkistoon voidaan tuoda ja viedä arkistoitavia tietoja metatietoineen. Tarjoajan tuli ladata tarjouksen liitteeksi rajapintakuvaus niistä ominaisuuksista, mitä rajapinta sisältää. Kuvauksessa oli myös kerrottava, millaisessa muodossa arkistossa olevat tiedot ovat käytössä. Tarjouspyynnöllä oli maininta, että tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjous, jos se toteaa, että rajapintatoteutus ei vastaa tilaajan vaatimuksia.

 Joki ICT:n asiantuntijat tarkastelivat tarjousten liitteenä saapuneita rajapintakuvauksia, ja totesivat osan kuvauksista sellaisiksi, ettei niistä käynyt selville rajapintatoteutuksen sisältö tarpeeksi selkästi ja tarvittiin lisäselvityksiä.

 Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Pykälän 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

 Kaikille tarjouksen jättäneille lähetettiin 25.11.2022 kilpailutusjärjestelmän kautta viesti, jossa pyydettiin tarkennuksia rajapintakuvauksiin. Viestissä mainittiin, että täsmennyksen lähettäminen ei ole tarpeellista, jos tarjoaja on mielestään kuvannut pyydetyt asiat tarjouksen liitteenä lähetetyssä rajapintakuvauksessa. Tarjouksen liitteenä oleva rajapintakuvaukset huomioitiin mahdollisten tarkennusten lisäksi. Tarkennetut rajapintakuvaukset piti toimittaa 5.12.2022 klo 12.00 mennessä. Viestissä mainittiin, että mikäli tarjoaja ei toimita täsmennystä määräaikaan mennessä, tulkitaan, että tarjoajan mielestä tarjouksen liitteenä oleva rajapintakuvaus vastaa jo täsmennyspyynnössä esitettyihin kysymyksiin.

 Rajapintakuvausten täsmennykset määräpäivään mennessä lähettivät Canon Oy, Disec Oy, Hilla Group Oyj, Innofactor Software Oy, Triplan Oy ja Twoday Oy.

 Tarjousten vertailu tulee tehdä tarjouspyynnöllä ilmoitetuilla vertailuperusteilla, ja sen tulee perustua tarjoukseen, sen liitteisiin ja mahdollisiin hankintalain 74  §:n mukaisiin lisäselvityksiin. Tarjousten vertailu tai tai tarjoajan soveltuvuuden arviointi ei voi perustua olettamuksiin tai aiempiin kokemuksiin.

 Täsmennyksen jälkeen Joki ICT:n asiantuntijat tarkastelivat rajapintakuvauksia uudestaan ja totesivat, että vain neljän tarjojan rajapintatoteutus vastaa vaatimuksia: Canon Oy, CGI Suomi Oy, Hilla Group Oyj ja Triplan Oy.

 Toimittajan valintaperuste on; tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut ehdot täyttävistä tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin, eniten hinta ja laatupisteitä saanut tarjoaja.

 Laatuvertailuun edenneiden tarjousten kesken suoritettiin kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu seuraavasti: hinta 30 pistettä ja laatu 70 pistettä. Laadullisessa vertailussa huomioitiin projektisuunnitelma ja järjestelmän toiminnallisuus, jota arvioitiin erillisissä järjestelmien esittelytilaisuuksissa. Toiminnallisuuden arvioinnin suoritti arviointiryhmä, jolla ei arviointia tehdessään ollut tietoa tarjousten hinnoista.

 Asiakohdan hankinnalle on tehty yritysvaikutusten arviointi. Hankinnalla on positiivisa yritysvaikutuksia.

Liitteet Tarjouspyyntö
Vertailutaulukko ja laatuvertailun perustelut (Ei julkinen, julkisuuslaki 6 § 3 mom.)

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Todetaan, että Disec Oy, Innofactor Software Oy, Telia Finland Oyj ja Twoday Oy eivät täytä tarjouspyynnön vaatimuksia rajapintatoteutuksen osalta ja tarjouksia ei oteta laatuvertailussa huomioon.

Valitaan toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt Triplan Oy.

Todetaan, että valitun toimittajan kanssa laaditaan kirjallinen sopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Oikeutetaan hallintojohtaja Matti Bergman allekirjoittamaan sopimus.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asiaa kokouksessa.