Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.03.2023/Pykälä 103

Kaupunginhallitus 27.03.2023 § 103

1014/00.01.04/2022  

Valmistelijat Tietohallintosuunnittelija Virpi Stång ja hallintojohtaja Matti Bergman

 Valtuutettu Katja Hännisen valtuustoaloite 10.10.2022:

 Raahen kaupungin valtuustossa tehdään ja käsitellään runsaasti valtuustoaloitteita, valtuustokysymyksiä ja kuntalaisaloitteita, mutta näitä tehtyjä aloitteita tai kysymyksiä vastauksineen on vaikea löytää mistään, sillä meillä ei ole olemassa minkäänlaista rekisteriä tai aloitepankkia, jonne aloitteet olisi vuosien varrella koottu. Menneistä pöytäkirjoistakaan ei ole pitkään apua, sillä pöytäkirjojen nähtävilläoloaika on suhteellisen lyhyt.

 Esitämmekin, että Raahen kaupunki ottaa käyttöön sähköisen aloitepankin/aloiterekisterin, josta löytyy valtuutettujen ja valtuustoryhmien tekemät aloitteet, valtuustokysymykset sekä kuntalaisten tekemät kuntalaisaloitteet.

 Jätetyt aloitteet ja kysymykset olisi syytä kirjata heti pöytäkirjan hyväksymisen jälkeen sähköiselle alustalle kaupungin nettisivujen yhteyteen ja niihin lisättäisiin aikanaan saadut vastaukset. Tällaisesta sähköisestä aloitepankista tai aloiterekisteristä olisi kuntalaisten ja meidän päättäjien helppo tarkastaa, että onko jostakin itselle tärkeästä asiasta jo tehty aikaisemmin aloite ja mitä aloitteeseen on mahdollisesti vastattu. Toki aloitteiden uusiminen voi olla aika ajoin fiksua, mutta onpa sattunut niinkin, että samansisältöiset aloitteet on tehty peräkkäisissä valtuuston kokouksissa, tosin eri valtuutettujen toimesta. Tällainen rekisteri mahdollistaisi paremmin aloitteiden seuraamisen meille kaikille ja voisi vähentää turhaa päällekkäistä työtä.

 Hallintojohtaja Matti Bergmanin vastaus 22.3.2023:

 Kaupunginvaltuuston edeltävän vuoden aloitteita on mahdollista lukea kootusti huhtikuun valtuuston pöytäkirjasta, johon ne on koottu. Tässä näkyvät valtuutettujen aloitteiden aiheet ja käsittelypäivämäärät.

 Tietohallinto on valmistellut suunnitelmaa eri vaihtoehdoista aloiterekisterin käyttöönotosta. Kustannuksiltaan uuden järjestelmän hankkiminen rekisterin ylläpitoon on kallista ja nykyiset järjestelmät eivät suoraan sovellu tähän käyttötarkoitukseen. Järjestelmät vaativat teknisiä muutoksia yhteensopivuuden kannalta. Myöskään henkilöstöresursseja ei ole tällä hetkellä käytettävissä aloiterekisterin käynnistämiseksi.

 Kaupunki ottaa käyttöön vuoden 2023 aikana uuden sähköisen arkistointijärjestelmän, jonka soveltuvuutta aloiterekisterin ylläpidossa arvioidaan käyttöönoton jälkeen. Asiaa voidaan ajallisesti kuitenkin selvittää edelleen vasta vuoden 2023 lopulla tai vuonna 2024, jolloin arkiston käyttöönotto on tehty.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Esitetään kaupunginvaltuustolle:

Annetaan valtuustoaloitteeseen hallintojohtaja Matti Bergmanin valmistelema vastaus.

Todetaan asia aloitteena loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyi esityksen.