Tulevaisuuslautakunta
Pöytäkirja 27.10.2026/Pykälä 121

Tulevaisuuslautakunta 27.10.2026 § 121

664/02.08.00/2026  

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen, varhaiskasvatuspäällikkö Anu Hamari ja järjestelmäsuunnittelija Erja Mattila

 Kempeleen, Tyrnävän, Muhoksen ja Limingan kunnat sekä Raahen kaupunki ovat alustavasti keskustelleet varhaiskasvatuksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän (eVaka) mahdollisesta yhteishankinnasta.

 eVaka on Espoon kaupungin alun perin kehittämä, avoimeen lähdekoodiin perustuva varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä, jota kehitetään nykyisin laajassa kuntayhteistyössä muun muassa Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien kanssa. Järjestelmän tarkoituksena on digitalisoida koko varhaiskasvatuksen prosessi aina hakemusmenettelystä ja päätöksenteosta huoltajien ja päiväkodin väliseen viestintään, läsnäoloseurantaan sekä tiedolla johtamiseen.

 Nyt suunnitellun hankinnan kohteena on:

         eVaka-järjestelmän pilvipalvelualusta sekä järjestelmän ja sen tarvitsemien integraatioiden asennus

         Pilvipalvelualustan tuki-, ylläpito- ja tietoturvapalvelut

         Ohjelmakoodin päivittäminen pilvipalveluun sekä järjestelmän kehittämiseen liittyvät koulutus- ja konsultointipalvelut

 Kyseessä on toiminnallisesti kriittinen kokonaisuus, jossa toimittaja vastaa teknisestä palveluympäristöstä. Hankinnan tavoitteena on varmistaa osallistuville kunnille hallittu, tietoturvallinen ja toimintavarma ympäristö eVakan käyttöönottoa, tuotantokäyttöä ja jatkuvaa kehittämistä varten.

 Nykyisin varhaiskasvatuksessa on käytössä Daisy ja Daisy Family sekä esiopetuksessa Wilma. eVaka tulisi korvaamaan molemmat järjestelmät. Daisyn työvuorosuunnittelu ja -seuranta poistuu ja sen tilalle hankitaan erillinen työvuorosuunnittelu ja-seurantajärjestelmä. Asiakastyytyväisyyskyselyssä on jatkuvasti noussut esille huoltajien tyytymättömyys Daisy Familyn käyttöön. eVakan käyttöönotto ei ole vain uuden järjestelmän käyttöönotto, vaan sen avulla voidaan kehittää koko varhaiskasvatuksen toimintakulttuuria.

 Monetra on valmis avustamaan kuntia hankinnan toteuttamisessa yhteishankintana, johon kuntien tulee ilmoittautua ennakkoon. Hankinta valmistellaan tiiviissä yhteistyössä Monetran ja osallistuvien kuntien kesken, jolloin jokaisen kunnan paikalliset tarpeet ja integraatiot otetaan huomioon.

 Monetra laskuttaa osallistuvia kuntia hankinnan valmisteluun käytettyjen todellisten työtuntien mukaan, ja nämä valmistelukustannukset jaetaan kuntien kesken. Mahdollisen hankintapäätöksen muutoksenhaun (valitus markkinaoikeuteen) osalta vastuu on jaettu seuraavasti: Monetra vastaa oikeudenkäynti- ja prosessikustannuksista kokonaan siltä osin, kun muutoksehaku johtuu Monetran tekemästä virheestä. Muilta osin muutoksenhaun kustannukset jaetaan ja laskutetaan hankintaan osallistuvilta kunnilta vastaavalla tavalla kuin hankinnan valmistelukustannuksetkin.

 Omana erillishankintana toteutettuna prosessi sitoisi hankintapalvelujen resursseja tavalla, joka ei ole taloudellisesti tai toiminnallisesti tarkoituksenmukaista. Liittyminen kuuden kunnan yhteishankintaan tuo merkittävää etua. Se varmistaa kunnalle parhaan mahdollisen markkinahinnan, jakaa asiantuntijakustannukset usean toimijan kesken, säästää hallinnollista työaikaa sekä minimoi kunnan kantamat juridiset ja tekniset riskit.

Esittelijä Opetus- ja kasvatusjohtaja Kanervo Pauliina

Päätösesitys

Päätös