Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 05.06.2023/Pykälä 199

Kaupunginhallitus 05.06.2023 § 199

392/00.01.04/2023  

Valmistelija Tietohallintopäällikkö Kari Väyrynen

 Valtuutettujen Paavo Törmi, Pirkko Valtanen, Liisa Lumijärvi ja Tarja Ollanketo valtuustoaloite 24.4.2023:

 Esitämme, että Raahen kaupungin valtuustosalin ja kaupunginhallituksen kokoustilojen tekniikka hoidetaan kuntoon ennen seuraavaa kokousta.

 Tietohallintopäällikkö Kari Väyrysen vastaus 23.5.2023:

 Raahen kaupungin valtuustosalin AV-tekniikka on uusittu Fregattisalin peruskorjauksen yhteydessä projektina pl. salin takakaiuttimet. AV-ratkaisun on suunnitellut Atea Finland, joka oli myös sen toimittaja ns. avaimet käteen periaatteen mukaisesti. Tilaus toimituksesta tehtiin Atealle 5.7.2021. TTY Center Oulusta rakensi, asensi ohjelmistot ja teki niiden asetukset, mutta työn valmistuminen viivästyi syksyyn 2022 maailmanlaajuisten ICT-toimitusongelmien vuoksi. Alla on otteita Atean projektisuunnitelmasta (myöhemmin kursivoidulla tekstillä), jossa on kuvattu projektin vaiheita, sisältöä ja vastuita. Siitä käy hyvin esille ratkaisun laajuus, ja miten erilaiset käyttötarpeet on huomioitu.

 Projektin kuvaus, laajuus

 Projektitoimituksen kohteena on Raahen Fregatti-sali ja siihen kiinteästi liittyvät tilat kuten SK/RK ja ohjaamotilat, joihin Atea Finland Oy (jäljempänä Atea) toimittaa AV-laitteistoa. Pohjakuva AV-varustettavista tiloista löytyy tästä dokumentista. AV-laitteisto päivitetään vastaamaan paremmin tämän päivän vaatimuksia sekä tarjoamaan monipuolisempaa käyttöä ja käyttömukavuutta. Toimitukseen sisältyy tilattu laitteisto ja niiden asennukset, ohjelmointi sekä käyttöönotto. Lisäksi luovutusajankohtana annetaan käyttöönottokoulutus ja luotu dokumentaatio.

 Sali

 Tiloihin asennetaan valovoimaltaan ja resoluutioltaan ajanmukaiset 3LCD-projektorit. Salin etuseinä toimii valkokankaana, seinä on pinnoitettu soveltuvalla maalilla. Esityspinnan molemmille puolille asennetaan pilarikaiuttimet sekä kamera kuvaamaan Salia. Esityspisteessä on AV-järjestelmän ohjauspaneeli sekä puhujamikrofoni. Esiintyjälle on lisäksi langattomat mikrofonit ja niille latauspiste. Pöydällä on myös adapterisetti, joka on käytännöllinen eri liitännöillä varustettujen laitteiden liittämisessä esitysjärjestelmään. Puheääni hoidetaan joutsenkaula-mikrofonijärjestelmällä ja saliin asennetaan 45+1 itsenäistä mikrofonia. Parven etupintaan asennetaan projektorit sekä kaksi kameraa kuvaamaan esityspistettä. Salissa on käytettävissä myös langaton esityslaitteisto. Salissa on myös induktiosilmukka-järjestelmä huonokuuloisille.

 Ohjaus

 Ohjaus AV-järjestelmää ohjataan kahdella (2) ohjauspaneelilla ja yhdellä tabletilla. Yksi ohjauspaneeli on Salin etuosan esityspisteessä ja toinen ohjaamossa. Lisäksi vapaasti liikuteltavalla tabletilla voidaan ohjata järjestelmää joustavasti mistä tahansa.

 Projektin päättyminen

 Projekti katsotaan päättyneeksi, kun projektin lopputulos on hyväksytty Ohjausryhmässä tai hyväksymisvaltuuksin nimetyn Tilaajan edustajan kanssa. Mikäli hyväksyvä taho ei ole hyväksynyt loppuraporttia, katsotaan projekti päättyneeksi, mikäli Atea on toimittanut luvussa 3 määritellyt projektiin kuuluvat asiat ja Tilaaja ei ole reklamoinut toimituksesta kirjallisesti 14 vuorokauden kuluessa siitä, kun Atea on ilmoittanut toimittaneensa projektiin kuuluvat tuotteet ja palvelut.

 Lopputuotteet

 Projekti tuottaa lopputuotteina mm. dokumentaatiota, joka toimitetaan Tilaajalle / Tilaajan edustajalle PDF-muodossa. Atea ei voi aloittaa laskutusta, ennen kuin dokumentaatio käyttöohjeineen on toimitettu ja käyty yhdessä lävitse tilauksen mukaisesti.

 Kaupungin tietohallintopäällikkö reklamoi projektin toimituksesta Atealle 15.11.2022 koskien sitä, ettei kaupunki ollut saanut projektisuunnitelman mukaisia dokumentaatiota, kytkentäkaavioita eikä käyttöohjeita Atean AV-järjestelmän toteutuksesta Fregatti-salissa. Samassa yhteydessä ilmoitettiin lisäksi Fregattisalin ns. mikrofoni- ja ääniongelmasta 14.11.2022 valtuuston kokouksessa. Ääniongelmaa oli korjattu jo aikaisemmin vaihtamalla viallisia kaulamikrofoneja.

 Atea ilmoitti reklamaation vastineessaan 16.11.2022 lähettäneensä pyydetyt dokumentit sähköpostilla 15.11.2022. Paperiset dokumentit ilmoitettiin lähtevän kaupungille painotalosta muutamassa päivässä.

 Atea ilmoitti vastineen ohessa, että salin ääniongelmiin liittyen raportti ongelmista ja lisätoiveista on toimitettu välittömästi teknisestä toteutuksesta vastaavalle suunnittelutiimille. Huoltokäynnin suunnittelun sanottiin olevan käynnissä, ja ajankohdasta sovittavan salin käyttöhenkilöiden kanssa.

 Tietohallintopäällikkö ilmoitti Atealle reklamaatiota koskevien asioiden olevan kunnossa 9.12.2022, jolloin katsottiin kokonaistoimitus hyväksytyksi ja projektin päättyneeksi. 

 Atea järjesti AV:n käyttökoulutuksen 6.10.2022. Varsinaiset käyttöohjeet löytyvät salin ohjauslogiikasta. Ohjauksen kosketusnäytöllä ja iPadilla tulee pikaohje näkyviin, kun painaa I-painiketta (info). Koulutuksen jälkeen Tapahtumatalon henkilöstö pystyy antamaan salin AV:n käyttötukea. Kaupungin perus-ICT:n tuen toimittaja Joki ICT vastaa tilan tietoliikenteestä internetiin. Joki ICT:n asiantuntijat myös osallistuivat koulutukseen ICT-kokonaisuuden ymmärtämiseksi tietoliikennetuen kannalta.

 Lybecker kuvaa ja striimaa valtuustokokoukset internetiin omalla videokalustollaan ja henkilöstöllään. Lybeckerin henkilöstön tiedossa on salin AV-äänilähtö, jota voidaan hyödyntää valtuuston kokousten ns. live-lähetyksissä. Salista voidaan myös tarvittaessa kuvata ja striimata kokoukset ja muut tilaisuudet käyttäen salin AV-ratkaisua ilman Lybeckerin kalustoa ja henkilöstöä, mikä vaatii paljon harjoittelua onnistuakseen. Tästä on paljon käytännönkokemuksia Fregatissa käytössä olleesta, nykyistä edeltäneestä Telian visuaalisen kommunikaatiojärjestelmän ratkaisusta.

 TTY Center teki edellisen korjauskäynnin marras-joulukuun vaihteessa viime vuonna.  Tuolloin tarkistettiin äänentoiston ja mikrofonien toimintaa, ja tehtiin salin äänitilannetta parantavia muutoksia.

 Tietohallintopäällikkö viestitti Atealle 9.12.2022 puheenjohtajiston myötäkatselunäytöistä ja päämikrofoneista käsimikrofonien lisäksi, mitä esitettiin lisätarpeina kaupungin henkilöstöltä. Tarpeiden suunnittelemiseksi pidettiin Atean kanssa palaveri 5.1.2023, jolloin sovittiin tehtävästä nopeasta tarvekartoituksesta ja sen perusteella tehtävästä tarjouksesta. Valitettavasti asia eteni Atealla vasta muutamien muistutusten jälkeen. Tarjous kahdesta näytöstä tarvittavine liitäntälaitteineen ja asennustöineen saatiin vasta 17.4.2023, ja tilaus lisänäytöistä tehtiin 27.4.2023. Tapahtumatalon henkilöstön kanssa on sovittu, että päämikrofoneja voidaan tilata, kun niiden käyttötarpeet ja määrät ovat selvillä. Niitäkin voidaan tilata lisää olemassa olevien lisäksi.

 TTY Center on ilmoittanut, että lisänäytöt ehditään asentamaan ennen seuraavaa valtuuston kokousta 29.5., mikäli niiden toimitukset ovat ehtineet Raaheen kokoukseen mennessä.

 Salin AV-tekniikan käyttämiseksi varmalla tavalla on tärkeää sekin, että varsinkin salin uudet käyttäjät saavat käytönopastusta. Esimerkiksi, on tärkeää, että kaulamikrofoneja kohti puhutaan eikä puhuta niiden ohitse, koska ne ovat herkkiä äänen suunnalle.

 Mikäli ulkopuolisia henkilöitä tulee paikalle pitämään salissa omilla tietokoneillaan tai pilvessä olevia esityksiä, olisi hyvä ennen kokousta testata vierailijan kannettavan liittäminen järjestelmään. On myös mahdollista varautua teknisiin ongelmiin pyytämällä etukäteen lähettämään pidettävä esitys sähköpostilla. Myös muistitikkua voidaan käyttää esityksen siirtämiseksi kaupungin koneelle tietoturva huomioiden, ja muistetaan tehdä haittaohjelmatarkistus tikulle. Ongelma voi aivan hyvin olla vierailijankin laitteessa, jolloin kaupungin henkilöstön ei ole mahdollista puuttua ongelmatilanteeseen muuten kuin neuvomalla.

 Mikäli halutaan varmistaa, että valtuuston kokous tai muun tärkeän tilaisuuden edellyttämä AV toimii varmasti ja kaikki ohjelman mukaiset esitykset onnistuvat, on syytä harkita AV:n rakentaman yrityksen asiantuntijan tilaamista etukäteen paikalle tuntityönä. Myös Tapahtumatalon henkilöstöön kuuluva tekniikanhoitaja on käytettävissä työaikasuunnitelman ja muiden työtehtävien niin salliessa. Joki ICT tukee, jos kaupungin tietokone ei toimi siten kuin pitäisi AV:hen kytkettynä, mistä on tehtävissä tukipyyntö Joki ICT:n tukipalveluille vasteajan ollessa kaksi työpäivää.

 Joki ICT:n tukipalveluun ei sisälly kaupungin AV-ratkaisuja, koska Joki ICT:llä ei ole tarjolla AV-tukea tai AV-asiantuntijapalvelua. Joki ICT:ltä saadaan tukea kuitenkin videotykkiongelmissa niiden laitteiden kohdalla, jotka eivät ole esitysjärjestelmissä kiinni kuten kouluilla ja hallinnon neuvotteluhuoneissa.

 Tällä hetkellä TTY Centerin, salin AV:n rakentajan kanssa on meneillään neuvottelut valtuustosalin ylläpitosopimuksesta. Sopimusta vasten on tarkoitus tilata tarvittavia ylläpitotöitä ja korjauksia vika- ja häiriötilanteissa. Tämä ei tietenkään vastaa kokousten aikana tarvittavaan käytön tukeen, vaan sitä pitää tarvittaessa tilata hyvissä ajoin ennakkoon. Mikäli sopimukseen päästään, niin Tapahtumatalon henkilöstö voi ensin tehdä vikailmoituksen Joki ICT:n tukeen, joka varmistaa, ettei vika ole tietoliikenteessä tai kaupungin muissa ICT-laiteissa. Vasta tämän tarkistuksen jälkeen lähetetään sopimuksen mukainen tilaus TTY Centerille.

 Näin toimimalla myös kaikki AV:n häiriöt ja viat jäävät talteen tapahtumina Joki ICT:n tuen toiminnanohjausjärjestelmään, johon on pääsy myös kaupungin tietohallinnolla. Tästä on usein apua ongelmien selvityksessä, jos samankaltainen häiriö tai vika toistuu. Myös turhat vikakäynnit vältetään.

 Mitä tulee aloitteessa olevaan kaupungin juhlasaliin, jossa kaupungin hallitus kokoontuu, niin siihen soveltuvat samat ylläpidon, korjausten, tuen, ohjeiden ja koulutuksen periaatteet, kuten yllä on jo kerrottu. Mikäli TTY Centerin kanssa päästään ylläpitosopimukseen, samankaltainen järjestely on mahdollista myös juhlasalin kohdalla. Mutta sitä ennen on syytä tutkia juhlasalin ratkaisua AV-ammattilaisen kanssa, ettei tehdä turhaa korjausta, vaan tarkistetaan ensin tekniikan toiminta ja laaditaan käyttäjille pikaohjeet.

 Kun verrataan keskenään näiden kahden salin ratkaisuja, niin voitaneen todeta, että valtuustosalin AV-tekniikka varmasti edellyttää jatkuvaa käyttäjien opastusta ja tarvittaessa jopa käyttötuen paikallaoloa. Tällä hetkellä valtuustosalin ongelmat ratkeavat pitkälti käyttäjien opastuksella. Lisänäytöt ehdittäneen asentamaan ennen seuraavaa valtuuston kokousta, mikäli niiden toimitukset ehtivät saapua kokouksen edellyttämässä aikataulussa. Asennuksessa Atea käyttää alihankkijana TTY Centeriä.

 Juhlasalin tekniikka on hyvin todennäköisesti saatavissa kuntoon yhdellä ylläpitokäynnillä, mahdollisesti tarvittavalla lisälaitteella ja sen asennuskäynnillä. Näiden käyntien yhteydessä tullaan laatimaan pikaohje juhlasalin käyttäjille. Juhlasalin AV:n tarkistaminen ja kuntoon saaminen on hyvinkin saatavissa kuntoon kesäkuun aikana, muttei välttämättä ennen seuraavaa hallituksen kokousta.  Tarvittava työ on tilattu Atealta ja työn tullee tekemään Atean alihankkija TTY Center sen muiden töiden aikataulujen niin salliessa. Tarvittavat muutokset ja ohjeet saataneen tehtyä hallituksen kesäkuun toiseen kokoukseen mennessä.

 Kaikessa toiminnassa vastuuhenkilön asettaminen olisi yleensä suotavaa, myös kaupungin kaikkien neuvotteluhuoneiden AV:n kohdalla. Vastuuhenkilö tehtävänä on huolehtia, että tilasta löytyvät AV:n käyttämiseksi ohjeet, vähintäänkin pikaohje, esimerkiksi A4-kokoinen laminoitu havainnollinen ohje. Henkilö voi tarvittaessa antaa myös käytönopastusta. Tekniset ratkaisut saattavat olla hyvinkin monimutkaisia ja ne edellyttävät käyttäjien opastusta ja jopa käytön harjoittelua, kuten voinemme kaikki yhteisesti todeta varsinkin Fregatti-valtuustosalin AV:n kohdalla.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Esitetään kaupunginvaltuustolle:

Annetaan valtuustoaloitteeseen tietohallintopäällikkö Kari Väyrysen valmistelema vastaus.

Todetaan asia aloitteena loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyi esityksen.