Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 29.05.2023/Pykälä 74

Kaupunginhallitus 22.05.2023 § 179

Valmistelija Hankintapäällikkö Leena Räsänen

 Raahen Kokoomuksen valtuustoryhmän aloite 12.12.2022:

 Raahen Kokoomuksen valtuustoryhmä esittää tiedolla johtamisen sekä avoimuuden parantamiseksi tietojen toimittamista kaupungin hankinnoista Kuntaliiton ohjeistuksen mukaisesti handata.fi -palveluun. 

 Ostolaskutietojen avaaminen ja julkaiseminen avoimena datana vahvistaa demokratiaa ja on osa Hankinta-Suomi ohjelman tavoitteita. Julkaiseminen lisää verovarojen käytön läpinäkyvyyttä sekä luottamusta yhteisten varojen käyttöä kohtaan.

 Handata-palvelussa julkaistu ostolaskudata perustuu julkissektorin toimijoiden Kuntaliiton ohjeen mukaan julkaistuun raakadataan, jota on rikastettu tietokannasta ja eri rajapinnoista saatavilla lisätiedoilla. Palvelussa voi tutustua yli 120 julkisen toimijan ostolaskudataan ja tiliryhmäkohtaisiin tietoihin noin 750 julkisen toimijan ostoista.

 Ostolaskudatan avaaminen lisää luottamusta viranomaistoimintaan ja vahvistaa demokratiaa, tukee julkissektorin toimijoiden kustannustietoista toimintatapaa sekä auttaa löytämään markkinatietoa potentiaalisista toimijoista hankintojen ja ostojen valmistelun tueksi.

 Hankintapäällikkö Leena Räsäsen vastaus 5.4.2023:

 Kuten valtuustoaloitteessakin todetaan, datan avaaminen lisää kunnan avoimuutta ja vahvistaa demokratiaa, sen avaaminen voi tukea myös kunnan elinkeinoelämää. Datan avaaminen voi olla myös keino lisätä datan hyödyntämistä omassa organisaatiossa, kun data on helpommin saavutettavissa oman organisaation käyttötarpeisiin.

 Kuntaliitto on v. 2021 laatinut kunnille ja kuntayhtymille oppaan ostolaskujen avaamisesta. Oppassa Kuntaliitto toteaa, että ostolaskudatan avaaminen on kunnille vapaaehtoista, laista tulevaa velvoitetta siihen ei ole. Datan avaaminen voi kuitenkin olla hyödyllistä ja tukea kunnan kustannustietoista toimintatapaa, se voi myös edesauttaa kunnan oman toiminnan suunnittelua ja johtamista. Datan avaaminen tulee olla suunnitelmallista ja johdonmukaista, ja siinä tulee huomioida erilaisia säädöksiä: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki, julkisuuslaki, tiedonhallintalaki, laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, kirjanpitolaki / suoriteperiaate, valtiovarainministeriön asetus kunnan taloustietojen tietosisällöstä ja teknisistä kuvauksista, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeet ja lausunnot, arvonlisäverolaki. Datan julkaiseminen ei siis ole kovinkaan yksinkertaista.

 Ennen ostolaskudatan avaamista tulee muodostaa kokonaiskuva ostolaskudataan liittyvästä prosessista, sen kustannuksista ja tarvittavista resursseista, sekä tunnistaa tietoturva- ja tietosuojakysymykset ja  mahdolliset sopimusmuutostarpeet. Sen lisäksi tulee pohtia miten ostolaskudataa muodostamisesta otetaan kunnassa kaikki mahdollinen hyöty irti myös itse esim. tietojohtamisessa, asioiden valmistelussa, viestimisessä jne.

 Kuntaliiton mukaan päätös ostolaskudatan avaamisesta tehdään kunnan oman hallintosäännön mukaisesti. Ostolaskudatan avaaminen kannattaa viedä kunnassa läpi projektiluonteisesti ja samalla varmistaa, että myös jatkuvat prosessit muuttuvat siten, että jatkossa ostolaskudatan avaamisesta muodostuu osa kunnan rutiineja ja inhimillisten virheiden mahdollisuus minimoidaan.

 Kuntaliitto suosittelee kuntia avaamaan datan vähintään avoindata.fi -palveluun, joka on Digi- ja väestötietoviraston (DVV) ylläpitämä avoimen datan portaali. Tämän lisäksi kunta voi hyvin avata dataa esimerkiksi omilla verkkosivuillaan, alueellisissa dataportaaleissa (esim. handata.fi) ja kolmansien toimijoiden palveluiden kautta (erilaiset tietojohtamisen verkkopalvelut). Digi- ja väestötietoviraston avoindata.fi - palvelun käyttäminen on kunnille ilmaista, mutta esim. valtuustoaloitteessa mainittu handata.fi - palvelu on kunnille maksullinen.

 Kuntaliiton mukaan minimitavoite tulisi olla, kunta avaa ostolaskudatan kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätöksen jälkeen. Mikäli kunnalla on voimavaroja tai tiheämpi frekvenssi ja mahdollista toteuttaa ilman kohtuuttomia kustannuksia, tiedot voi julkaista myös useammin. Kuntaliitto toteaa oppaassaan, että datan julkaiseminen voi muodostua kustannuksiltaan niin suureksi, että kunnan näkökulmasta julkaisulla saavutettu hyöty ei ole järkevässä suhteessa siitä aiheutuneisiin kustannuksiin. Taloushallinnon järjestelmien tulisi olla sellaisia, että ostolaskudata saadaan sieltä automaattisesti ilman suurta kertaluontoista työpanosta.

 Raahen kaupungin hankintapäällikkönä näen hyvänä asiana hankintadatan avaamisen, koska se mahdollistaa dataan perustuvan hankintatoiminnan analysoinnin ja kehittämisen, sekä lisää hankintojen avoimuutta. Datan avaamisessa tulee kuitenkin tarkastella, miten se voidaan toteuttaa ilman suuria kustannuksia, ja kaikki säädökset huomioiden, sekä päättää mikä on paras paikka datan avaamiselle. Datan avaaminen tulee suunnitella huolellisesti ja laatia siihen periaatteet, jotta prosessista saadaan toimiva, johdonmukainen, suunnitelmallinen ja säännöllisesti toteutuva vähintäänkin vuosittain tapahtuva prosessi, mikäli se halutaan ottaa käyttöön Raahen kaupungilla.

 Talousjohtaja Päivi Määtän vastaus 16.5.2023:

 Raahen kaupunki on tilannut vuosien 2021 ja 2022 ostolaskudatan palveluntuottajalta eli Monetra Oulu Oy:ltä 6.3.2023. Monetra on muodostanut aineistot Kuntaliiton ohjeiden mukaisesti ja toimittanut ne kaupungin käyttöön 2.5.2023. Aineistot julkaistaan Digi- ja väestötietoviraston avoindata.fi - palvelussa toukokuun aikana. Myös Raahen kaupungin www-sivuille tulee linkki ko. palveluun. Jatkossa data julkaistaan vuosittan kunkin vuoden tilinpäätöksen jälkeen avoindata.fi -palvelussa.             

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Esitetään kaupunginvaltuustolle:

Annetaan valtuustoaloitteeseen hankintapäällikkö Leena Räsäsen ja talousjohtaja Päivi Määtän valmistelema vastaus.

Todetaan asia aloitteena loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyi esityksen.

Kaupunginvaltuusto 29.05.2023 § 74  

1178/00.01.04/2022  

Päätösesitys Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle:

 Annetaan valtuustoaloitteeseen hankintapäällikkö Leena Räsäsen ja talousjohtaja Päivi Määtän valmistelema vastaus.

Todetaan asia aloitteena loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyi esityksen.