Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.11.2022/Pykälä 423

Kaupunginhallitus 08.11.2022 § 423

559/00.01.04/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Matti Bergman

 Valtuutettu Katja Hännisen valtuustoaloite 25.4.2022:

 Tällä hetkellä vanhin verkosta löytyvä Raahen kaupunginvaltuuston pöytäkirja ajoittuu lokakuulle 2020 eli alle kahden vuoden päähän, mikä vaikeuttaa kuntalaisten ja myös meidän päättäjien mahdollisuutta tarkistaa valtuuston aikaisempia päätöksiä ja esimerkiksi äänestystuloksia.

 Kuntalaki ei suoraan rajoita nähtävilläoloaikaa, eikä Kuntaliiton suosituskaan kosketa kuin henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Esimerkiksi Raisiossa pöytäkirjat ovat nähtävillä koko valtuustokauden ajan ja Turussa kaupunginhallituksen osalta pöytäkirjat ovat nähtävillä peräti vuodesta 1995 alkaen. Helsingin osalta sekä kaupunginhallituksen että valtuuston esityslistat ja pöytäkirjat löytyvät verkosta vuodesta 2013 alkaen ja Jyväskylässä Kaupunginvaltuuston pöytäkirjat ovat vuodesta 2016 alkaen (lukuun ottamatta salassa pidettäviä päätöksiä) pidetty nähtävänä verkossa kuntalain 140 §:n mukaisesti. Jyväskylässä ennen vuotta 2016 tehtyjä päätöksiä voi selailla tähän tarkoitukseen varatulla yleisöpäätteellä kaupungintalon aulassa, joten kuntalaiset pääsevät halutessaan selaamaan tehtyjä päätöksiä jopa useamman valtuustokauden takaa.

 Esitämmekin, että myös Raahen kaupunki pitää jatkossa valtuuston pöytäkirjat verkossa nähtävillä (lukuunottamatta salassa pidettäviä tietoja) vähintään kymmenen vuoden ajan, mielellään tietysti paljon pidempäänkin.

 Hallintojohtaja Matti Bergmanin antama vastaus 2.11.2022: 

 Kaupunginvaltuuston pöytäkirjat ovat luottamushenkilöiden luettavissa sähköisestä kokousjärjestelmästä ja kaikkien vapaasti luettavissa kaupungin verkkosivuilta. Valtuuston pöytäkirjat ovat verkkosivuilta luettavissa 15.11.2021 alkavista pöytäkirjoista lähtien ja sähköisessä kokousjärjestelmässä 30.1.2017 alkaen. Kaupunginhallituksen pöytäkirjat ovat luettavissa kaupungin verkkosivuilta 11.10.2021 alkaen  ja sähköisessä kokousjärjestelmässä 9.1.2017 alkaen.

 Ohjelmistorajoituksista johtuen näitä vanhempia pöytäkirjoja ei saa helposti verkkoon näkyviin. Mikäli tätä vanhempia valtuuston tai muiden toimielinten pöytäkirjoja lisättäisiin verkkosivuille niin se vaatisi huomattavaa lisäresurssointia hallinnossa. Aiemmat pöytäkirjat on käsitelty julkaisun aikaisen lain mukaisesti ja lisäksi vuoden 2018 GDPR, eli tietosuoja-asetuksen voimaantulo, määrittelee tiedonsaantia ja julkaisua. Pöytäkirjojen julkaisu kymmeneltä vuodelta ei nykyisillä ohjelmistoilla onnistu eikä resursseja aiempien pöytäkirjojen tekniseen valmistamiseen verkkojulkaisukelpoisiksi tällä hetkellä ole.

 Raahen nykyinen asianhallintajärjestelmä mahdollistaa kaupunginvaltuuston ja -hallituksen sekä lautakuntien kokousten osalta 4 vuoden julkaisun verkkosivuille uusien pöytäkirjojen osalta. Lisäksi pöytäkirjat marraskuusta 2021 alkaen ovat nähtävillä julkaisustaan neljä vuotta eteenpäin. Pöytäkirjojen nähtävilläolo verkossa riippuu jatkossakin mm. asianhallintajärjestelmän teknisistä mahdollisuuksista. Vanhemmat pöytäkirjat voidaan toimittaa niitä pyytäville henkilöille kirjaamosta.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Mikkola-Riekkinen Leena

Päätösesitys Esitetään kaupunginvaltuustolle:

Annetaan valtuustoaloitteeseen hallintojohtaja Matti Bergmanin valmistelema vastaus.

Todetaan asia loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyi esityksen.